La réalisation de l’audit
La réalisation de l'Audit
1 « Analyser et statuer sur l’acceptation d’une mission d’audit »
Avant toute mission d'audit vous devez analyser la mission que nous souhaitons vous confier et décider de l'accepter ou non. Si nous vous proposons une mission d'audit c'est que vous avez été qualifié. La question principale à vous poser outre votre disponibilité temporelle et/ou géographique est celle de votre impartialité:
Le principe d’indépendance est-il respecté ?
2 « Comprendre l’entité à auditer et le(s) référentiel(s)»
A partir des documents recueillis,
Recenser les caractéristiques de l’Organisme
Recenser les activités
-En fonction du type de prestation (quelles sont les activités spécifiques, quelles catégories, pour quels publics ?)
-En onction du type de structure (unisite, multi-site, association, société, etc.)
Lister les types de prestations dispensées et les types de bénéficiaires
- formation continue
- apprentissage
- E-learning
Comprendre les spécificités de l’Organisme à auditer
- historique, origine
- taille de l’organisme (effectif)
- structure de l’organisme
- nombre salariés internes
- nombre d’intervenants internes / externes
- nombre de sites
- implantation géographique
Identifier les éléments et points critiques
- volume d’activités
- processus de réalisation et de production des prestations
- éclectismes des prestations
- gestion des ressources ( humaines, matérielles, )
- types de prestations
- types de lien entre les clients et l’organisme
- types de clients de l’organisme
- •saisonnalité
3 « Établir la liste des points à vérifier »
Prenez connaissance des documents recueillis, suite à demande ou recherche (tous formats)
- référentiel(s) défini(s) dans la mission (ou mandat)
- documents fournis par l’organisme : organigramme, bilan pédagogique et financier, règles de fonctionnement, présentations des prestations, données et informations sur le fonctionnement, catalogues, résultats, éléments de reconnaissance ou d’agrément (éléments DATADOCK…),
- site web, réseaux sociaux et informations presse
- rapports d’audit précédents pour les organismes certifiés et labellisés (ou à minima référentiel de la certification du prestataire)
Commencez par lister les éléments que vous allez probablement questionner pendant vos investigations. Quelles sont les dispositions prises et l’organisation mise en place par l’organisme pour assurer une prestation de formation? (comment est-il organisé?) Quelles sont les activités les plus critiques dans le processus en place?(si cette activité est mal maîtrisée, cela mettrait en péril la bonne réalisation de la prestation, l’atteinte des objectifs visés, la satisfaction des bénéficiaires) Quelles sont les fonctions clés du processus de prestation ou de l’organisation en place?
Les questions réflexes ( liste non exhaustive)
- Fonctions clés :
en cas d’absence comment se fait la suppléance ? Est-elle formée et informée pour cela
- Procédures ou modes opératoires clés
comment ce mode opératoire est-il assuré ? Existe-t-il une procédure formalisée?
Si oui, qui l’applique et qui surveille que cela est appliqué et reste pertinent et efficace ?
Si non, comment apprend-on ce mode opératoire ? Qui se charge de le transmettre ? Qui s’assure qu’il reste maitrisé et appliqué ?
- Moyens – matériels :
en cas de panne que ce passe-t-il ? Le matériel est-il toujours disponible ? Comment est assurée la
maintenance ?
- Crise :
en cas d’urgence ou de problème remettant en cause la prestation, qui est responsable de quoi ?
Dans les dispositions prises, comment l’organisme gère-t-il le risque de ne pas maîtriser la tache ou l’activité ? Pour analyser l'organisme vous pouvez aussi utiliser les 7M: Méthode, Main d’œuvre, Moyens, Matière, Milieu, Management, Monitoring
Lorsque vous faites vos investigations PENSEZ RISQUES 
4 « Élaborer le plan d’audit »
La trame du plan d'audit est envoyé par CEVA SOLUTION vous devez l'adapter avec les informations que vous aurez obtenues aux étapes précédentes.
1. Déterminer un premier « découpage » du temps en « têtes de chapitre », selon la logique retenue, dont les incontournables
2. Dans la liste des points à vérifier, repérer les regroupements possibles et nécessaires : lieux, fonctions
3. Déterminer le « découpage » du temps au sein des « têtes de chapitres », en minutes, en
prenant en compte les contraintes « logistiques »
4. Vérifier que le plan d’audit « couvre » la totalité de la mission
5. Proposer votre projet de plan d’audit au représentant de l’organisme à auditer pour
validation et compléments éventuels (noms, lieux, contraintes)
6. Finaliser le plan d’audit en tenant compte des retours du représentant de l’organisme à
auditer
Illustration : plan d’audit d’un Organisme de Formation monosite - durée 7h30
logique retenue : flux opérationnel
5 « Élaborer le guide d’entretien et préparer les réunions »
CEVA SOLUTION a fait le choix de n'avoir qu'un seul document en intégrant le guide d'entretien au rapport d'audit. Vous recevez donc la trame du rapport d'audit correspondant à votre mission.
Lorsque vous remplissez le rapport d'audit pensez à la personne qui devra lire votre rapport. Serez vous en mesure de vous relire et vous comprendre dans 2 mois? Dans 18 mois?
6 « Observer, détecter et obtenir des preuves »
Objectif Obtenir des preuves, confirmer pour évaluer
Comment?
Rester objectif,
Bannir impressions, a priori, sentiments, sensations, interprétations, …
Rechercher des faits, distinguer Faits et Opinions
Recueillir les données qui décrivent et/ou prouvent les faits
Effectuer une vérification exhaustive des cas pris de manière ciblée (échantillonnage représentatif
des informations disponibles, sur des périodes de fonctionnement courant et en situations à risque)
Recouper les informations
dans les documents
- pour vérifier des faits, suivre des données (dates, références…), vérifier le fonctionnement d'interfaces.
- pour s’assurer de l’homogénéité d’application des règles, des pratiques.
dans les pratiques mises en oeuvre
1 à 3 personnes par activité ( ou processus)
recouper les informations
- poser la même question à des personnes différentes
- poser à une même personne deux questions différentes appelant une réponse unique.
7 « Mener un entretien »
La qualité de l'entretien repose sur la qualité des questionnements.
Illustration https://www.birdsdessines.fr/2020/04/07/linterrogatoire-2/
Rappelez vous: vous êtes détective...
...Mais pas policier
Les questions ouvertes (Qui ? Quoi ? Quand ? Qui ? Comment ? Où ? Quel ?) pour:
Découvrir
Explorer
Enquêter
Contrôler
Focaliser
Les questions fermées (Est-ce que ?)pour:
Confirmer
Clarifier
Conclure
Les informations sont-elles saisies par le technicien ?
Êtes-vous d’accord avec la formulation de cette constatation ?
Les questions ouvertes vous permettent d'investiguer et de détecter des pratiques. Il existe plusieurs types de questions ouvertes. Des plus générales au plus précises
Grandes ouvertes:
Quel est le déroulement des opérations ?
Comment est mis en oeuvre ce processus ?
Quelles sont les étapes clés du processus ?
Investigatrices:
Comment ? Qui ? Quoi ? Quand ? Où ? Avec quoi ? Combien ? Pourquoi ?
Quels sont les acteurs de cette activité ?
Quels sont les supports utilisés ? …
D’inversions:
Que pourrait-il se passer qui provoquerait une non-conformité sur le produit/service ? Qu’arrive-t-il si ces règles ne sont pas respectées ? …
Alternatives:
Les tests sont-ils effectuées une fois ou deux fois ? …
Ciblées:
Comment assure-t-on que ?
Quels éléments apportent la preuve de…?
Chaque réponse apporte un élément de preuve qui débouche sur des constatations
Réflexes de vérification - CODE - Conformité, Organisation, Déploiement, Exhaustivité
Conformité - la tâche et/ou la pratique et/ou le document examinés satisfont-ils aux exigences du critère d’audit ?
Organisation - cette tâche, cette pratique, ce document sont-ils issus d’une organisation proposée par l’organisme, ( ex.: une procédure) ? Permettent-ils d’assurer la qualité de la prestation et/ou l’atteinte par le bénéficiaire de ses objectifs ?
Déploiement – cette pratique est-elle mise en œuvre régulièrement ( ex depuis 10 mois) ?
Exhaustivité – cette pratique est-elle exécutée de cette façon ou avec les mêmes résultats par l’ensemble des acteurs qui devraient effectuer cette tâche ?
A FAIRE
A EVITER
Eviter le « vous » et le « tu »
Poser des questions claires et courtes
Rester centré sur la mission : questions
pertinentes
Utiliser les mots de l'interlocuteur
Rechercher les points forts
Reformuler autant que nécessaire
Ecouter les réponses avec les yeux, les oreilles et le cerveau, sincèrement.
Garder le contact visuel pendant les réponses.
Poser des questions hostiles, mise en cause d’une personne.
mettre mal à l’aise.
Poser des questions hors champ
Poser des questions qui contiennent ou induisent la réponse : utilisez-vous bien le support prévu ?
Etre combatif : chercher à avoir le dernier mot ou polémiquer
S’imposer avec des "questions-conseils
pourquoi ne faites-vous pas comme ceci ou cela ?
Poser des questions « moyens » avez-vous un tableau de suivi de…?
Poser des questions double, triple
Mener un entretien –Analyser des documents (tous formats)
Objectif : recueillir des preuves et les exploiter pour statuer sur la conformité au référentiel et à la mission d’audit
1. se faire expliquer le document ou l’enregistrement présenté par l’interlocuteur avant de démarrer l’analyse
2. identification du document : nom du document, traçabilité (si cela est pertinent)
version, date, conformité documentaire, etc.
3. vérification de la cohérence du document ou de l’enregistrement avec son usage
- Identifier les risques qui sont liés aux éventuelles incohérences dans le document
- Eclaircir ces points les renseignements que le document intègre sont-ils complets ? Sont-ils cohérents ?
- Comment s’assure-t-on de leur fiabilité ?
- Les informations contenues dans le document sont-elles utilisées ?
4. le document ou l’enregistrement est-il le résultat de la mise en application d’une procédure ? Est-elle formalisée ? Est-elle connue ? Qui est chargée de son application ? Qui est chargé de contrôler sa bonne application et son efficacité ? Est-elle régulièrement évaluée ?
5. classement et archivage du document: le classement est-il organisé et permet il de retrouver le document ? Idem pour l’archivage ? Les documents sont-ils protégés ?
Mener un entretien – La reformulation
8 « Prendre des notes »
Objectif Mémoriser pour justifier et formaliser les constatations
CEVA SOLUTION fait le choix de ne pas vous imposer un outil de prise de note. Vous pouvez effectuer vos prises de notes de la manière qui vous convient le mieux.
Certaines personnes utiliseront une simple page de bloc note sur l'ordinateur ou en version papier. D'autres auront un document excel et d'autres encore auront un tableau très détaillés qu'ils auront préparé en amont de l'audit sur la base du plan d'audit.
Voici quelques idées et modèles de guide d'entretien que vous pouvez vous créer.
Exemple 1
Exemple 2
Exemple 3
Ce qu'il faut retenir, c'est que sur la base du déroulement déterminé dans le plan d’audit validé, listez les points que vous souhaitez vérifier:
- Pour maîtriser le fil conducteur de l’audit, préférer un guide d’entretien qui servira à la prise de notes (support autoporteur)
- aérer pour le compléter au fil des entretiens
- support rigide pour faciliter la gestuelle
- Repérer les points clés et les points « sacrifiables »
- Vérifier que la mission est bien « couverte » par l’ensemble des points à vérifier
- Répartir les rôles entre auditeurs : qui mène quel entretien ?
Ce qu'il faut noter :
- Le nom des personnes rencontrées,
- les points forts, les pistes de progrès: Attention le référentiel QUALIOPI ne se repose sur les notions de points forts ou pistes de progrès: Ces éléments ne se retrouveront donc pas sur le rapport d'audit. Cependant ces notes vous aiderons à préparer l'audit de surveillance.
- les preuves (documents : références et indexages),
- les constatations : conformité, écarts,
- les nouveaux points de vérification, points à approfondir, points à recouper.
- si plusieurs auditeurs : En tant que responsable d'audit pensez à demander leurs notes aux autres auditeurs afin d'avoir une vision complète à l'audit de surveillance.
PRENDRE DES NOTES = NE REDIGER QUE L’ESSENTIEL
Ne pas chercher à tout noter (parler = 150 mots/min - écrire = 27 mots/min).
Astuces
- Bien se préparer en amont
- Le bon matériel (support, stylo, …)
- Définir votre propre méthode pour abréger :
- › phrases
- › mots récurrents : fabriquer un « DICO » personnel d’abréviations
- Aérer la prise de notes à partir d’un support de notes d’entretien bien construit
- Prévoir une légende pour donner du relief à la prise de notes
9 « Formuler les constatations d’audit »
- Obtenir des preuves, confirmer pour évaluer
- Collecter l’information pertinente recherchée
- Mémoriser pour justifier et formaliser les constatations
- Adapter son savoir-être en toute circonstance
Questionner : Méthodes d’entretien
Constatation écart = Référentiel + Constat + Preuves
Constatation NC = Référentiel + Constat + Preuves + Risques donc Classement
Exemple:
Exemple : L’indicateur 17 stipule que « Le prestataire met à disposition ou s'assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d'un environnement approprié (conditions, locaux, équipements, plateaux techniques …).»
+ cette exigence n’est pas respectée sur 5 des 15 formations réalisées dans les locaux externes au site + session du 2/5/XX, 5 tablettes manquantes sur 20 ; session du 20/7/XX, salle ne permettant pas les travaux de sous-groupes.
+ Le risque est que les modalités pédagogiques prévues ne soient pas mises en œuvre, au détriment de l’apprentissage des bénéficiaires
+ Il s’agit d’une non-conformité majeure.
Si besoin reprenez les définitions de conformité et non conformité vues au Module 1.
L'objectif lors de la réalisation de votre audit est de comprendre le domaine audité, ses enjeux, les processus mis en œuvre et leurs objectifs. La Réalisation d'un audit est une investigation rigoureuse et objective de l'entité auditée. Cela passe par l a collecte de renseignements et le questionnement des représentants de la structure.
L'IFACI ( Institut Français de l'Audit et du Contrôle Interne) dans son ouvrage "Méthodologie de conduite d'une mission d'audit interne" publie des outils d'audit. Les audits que vous réaliserez pour CEVA SOLUTION sont des audits de certification aussi appelés des audits Tierce Partie. Vous pouvez télécharger le "SCHÉMA DU PROCESSUS DE RÉALISATION DES MISSIONS" de l'IFACI ici:
Le plan d’audit également appelé Programme de travail est le document qui va vous permettre de définir les procédures d’audit et ainsi atteindre les objectifs d'audit.
Les données d'entrée seront:
- Référentiel d’audit validé
- Objectifs d’audit
La donnée de sortie sera le votre plan d’audit. Vous pouvez télécharger le guide de l'IFACI
Les facteurs clés de succès:
- Savoir identifier les sources d’informations.
- Définition des critères de qualité de la preuve (suffisante,
pertinente, fiable)
B. La Réalisation de l'Audit
La Réunion d'ouverture
- Présentation de l’équipe
- Objectif, champ, référentiel
- Confirmation du plan d’audit
- Réponse aux questions des audités
Conduire une réunion d’ouverture c’est:
o Expliquer la mission
o Donner les règles et le ton
o Créer le climat de coopération, rassurer
o Détecter et traiter les éventuelles difficultés dans le déroulement ou les échanges
1. Présenter l’équipe d’audit
- Présenter les acteurs et leurs responsabilités dans l’audit.
2. Présenter l’audit
- Dédramatiser : Qu’est-ce qu’un audit ? Analyse objective basé sur des faits, « L’audit consiste à recueillir des éléments factuels, sur la base d’un échantillon des informations disponibles, afin de statuer de manière objective sur la conformité aux exigences du référentiel », « Pas de jugement des acteurs »….
- L’objectif, le champ, le référentiel et le(s) client(s), durée de l’audit.
3. Expliquer comment cela va se passer ?
- Questions, réponses, examen de documents, d’exemples, prise de notes.
- Rassurer sur les réponses possibles : je ne sais pas, voir une autre personne,…
- Se donner la possibilité de rencontrer d’autres personnes que celles du plan d’audit.
- La prise en compte des contraintes de confidentialité, et au moins de discrétion.
- Formulation des constatations à chaud : points forts, écarts.
- Conclusion justifiée à la réunion de clôture.
- Rapport d’audit : le reflet exact des conclusions de la réunion de clôture.
4. Valider le plan d’audit et donner la parole aux participants
Les facteurs clés de succès
- Préparer un support de la réunion.
- Positionner la réunion en tenant compte des disponibilités des participants.
- Commencer rapidement la phase Accomplissement après cette réunion.
- Présence des responsables des activités auditées.
mode opératoire simplifié
Réunion de Clôture
Conclure avec le représentant de l’audité
Consolider les formulations de constatations et les conclusions
Doivent êtres présents:
le Responsable d’Audit (RA) préside et anime la réunion.
les auditeurs.trices interviennent pour présenter les constatations.
les personnes sélectionnées par l’entité auditée, dont celles présentes à la réunion d’ouverture, et elles rencontrées lors des entretiens.
Qu'est ce qu'on dit?
- Remerciements
- Rappel de la mission (objectif, champ, référentiel, client)
- Rappel que les preuves d’audit recueillies sont fondées sur un échantillon des informations disponibles
- Présentation des constatations (préciser la règle de classement) :
- Inventaire global (Nbre de NC majeure ou Mineure et de points de conformité )
- Explication du processus de traitement des constatations d’audit et des activités post-audit associées (mise en oeuvre des actions, …)
- Enumération des points non vus et précision sur le traitement ultérieur
- Conclusion par rapport à l’objectif de l’audit
- Annonce du rapport + délai d’envoi
RÉALISER LE SUIVI D’AUDIT
- Vérifier et statuer sur la pertinence des corrections et des actions correctives, préventives ou d’amélioration décidées par l’audité car elles relèvent de sa responsabilité.
- Vérifier la mise en œuvre de ces actions, voire leur efficacité, dans des délais convenus. Cette vérification fera partie intégrante des audits ultérieurs (surveillance ou renouvellement)
- Veiller à la confidentialité interne et externe
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