La Posture de l'auditeur
La Posture de l'Audit
Garantir la pertinence des audits internes demande une bonne préparation, la mise en œuvre de bonnes pratiques et l’établissement d’un climat favorable pour les parties prenantes. L’audit doit être mené dans un climat de confiance.
Pour établir cette relation de confiance l’auditeur doit être à la fois humble et ouvert et mettre en œuvre un certain nombre de bonnes pratiques. C’est ensuite que d’autres qualités doivent être développées : pertinence et exhaustivité du questionnement, capacité d’observation, ténacité, vivacité, faculté de prise de note.
Comprendre le rôle de l’audit permet d’adopter la bonne posture
- L’auditeur n’est pas un juge
- L’auditeur n’est pas un inspecteur
- L’auditeur n’est pas consultant
Son rôle est de vérifier la fiabilité et la conformité du système de management sur le terrain par rapport à un référentiel normatif, un référentiel interne, un référentiel réglementaire et parfois les trois à la fois.
Il doit:
- Rassurer les audités sur le déroulement de l’audit, sur le respect de la confidentialité, sur l’importance de la transparence, car le but est d’améliorer le système de management.
- Adopter un comportement qui soit en parfaite adéquation avec les objectifs recherchés.
Lors des interactions entre interlocuteurs 93% de la communication des émotions passe par le non verbal.
En tant qu'auditeur votre rôle va être d'observer le langage non verbal des représentants de l'organisme audité afin de vous permettre d'adapter votre posture. Tenez également compte de votre langage non verbal.
Les six qualités fondamentales à travailler pour s'épanouir comme auditeur, en particulier lorsqu'il s'agit d'interagir avec les audités; d’autant plus lors de “situations difficiles".
Contact Humain et Aisance Relationnelle:
Les auditeurs doivent maîtriser le contact humain et les compétences relationnelles. Ils doivent établir une relation de confiance avec les audités, montrer de la bienveillance, du respect, de l'empathie et éviter d'adopter une attitude agressive. Une bonne collaboration est essentielle pour obtenir des informations nécessaires à l'audit.
Esprit Critique:
Les auditeurs doivent avoir un esprit critique en remettant en question les informations reçues des audités. Ils doivent vérifier, challenger et analyser les données avec un scepticisme professionnel pour garantir la fiabilité de leurs conclusions.
Esprit de Synthèse:
L'auditeur doit être capable de synthétiser une grande quantité d'informations provenant de sources variées. Cela nécessite une démarche méthodique pour identifier les priorités et hiérarchiser les informations, ainsi que de bonnes compétences rédactionnelles pour présenter les conclusions d'une manière claire et concise.
Curiosité et Flexibilité:
La curiosité est essentielle pour comprendre des domaines inconnus et pour s'adapter à différentes situations et interlocuteurs. L'auditeur doit avoir un esprit flexible pour jongler entre différentes problématiques et clients, ainsi que pour s'adapter à divers environnements de travail.
Sens de la Communication:
L'écoute est primordiale pour un auditeur, afin de comprendre les explications et réponses des audités. La communication doit être respectueuse et tactique, surtout lorsqu'il s'agit de transmettre des critiques constructives. Une communication fluide au sein de l'équipe d'audit est également cruciale.
Professionnalisme:
Les auditeurs doivent agir avec professionnalisme en respectant les délais, en étant respectueux envers toutes les parties prenantes, en maintenant l'intégrité et la confidentialité, en ayant une tenue vestimentaire adéquate et en maintenant une réputation exemplaire.
En combinant qualités techniques professionnelles et interpersonnelles, les auditeurs peuvent réussir et collaborer efficacement avec divers clients, même dans des situations complexes.
S'adapter en toute circonstance !
Comportements de l'auditeur à éviter
- Paternalisme et manque de respect
- Impatience envers l'audité
- Manque d’adaptation au contexte de l’audit
- Ne pas comprendre le métier et ses contraintes
- Conseiller, suggérer, juger, interpréter
- Avoir des exigences excessives au regard du référentiel
- Oublier que l’auditeur représente son commanditaire
Comportements de l'auditeur à favoriser
- Faire bonne impression dès les premiers échanges téléphoniques et en soignant votre apparence.
- Créer une relation gagnant-gagnant en dédramatisant l’audit et ses enjeux
- Empathie sans tomber dans le pathos
- Faire preuve d'écoute et de patience
- Se faire comprendre et faire preuve de pédagogie sans conseiller
Impartialité:
La Pierre angulaire de notre activité
Pour mener à bien sa mission l’auditeur de doit pas être assujettis à des pressions ou à des conflits d’intérêts. L’indépendance et l’impartialité supposent une distanciation entre l’auditeur et l’audité. Cette distanciation permettra l'objectivité, l’intégrité, l’évitement de tout conflit d'intérêts ainsi que toute influence consciente ou subconsciente induite par des relations personnelles ou une familiarité avec l’audité.
L'ensemble du personnel ainsi que les membres du Conseil d'administration et du Comité d'impartialité signent une déclaration de conflit d'intérêts et divulguent tout conflit d'intérêts réel ou potentiel au moins une fois par an. Ces divulgations sont ensuite analysées et des mesures appropriées d'atténuation des risques sont prises. Conformément aux accords signés sur les conflits d'intérêts, toutes les parties ont la responsabilité de mettre à jour les déclarations lorsque de nouvelles situations susceptibles de poser un conflit d'intérêts se présentent.
La surveillance externe de notre impartialité est assurée périodiquement par de multiples organismes d'accréditation tiers indépendants. En outre, la surveillance de notre impartialité est assurée par le comité d'impartialité de CEVA SOLUTION, qui se réunit au moins une fois par an.
CEVA SOLUTION est également vigilant sur la familiarité qui peut s'instaurer entre candidats à la certification et membres du personnel internes ou externes. C'est la raison pour laquelle nous sensibilisons tous les intervenants sur la notion de familiarité, d'objectivité et de transparence dans nos procédures, d'audit, nos décisions de certification et plus globalement dans tous les échanges avec les candidats à la certification et clients.
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